10 Dicas Para Reunião Virtual

Reuniões virtuais estão cada vez mais presentes no dia-a-dia de qualquer empresa, seja para reduzir custos, seja para economizar tempo e tornar a empresa mais eficiente ou apenas para contribuir com o meio ambiente, reduzindo os danos causados por viagens e deslocamentos desnecessários. E dentro desta nova realidade, uma questão preocupa especialistas em Recursos Humanos e trabalhadores em geral: Como se comportar durante uma reunião virtual? Como fazer com que elas sejam realmente produtivas e evitar o desperdício de tempo?
Pensando exatamente nestas questões que resolvemos listar aqui 10 dicas para você otimizar sua reunião virtual:

1. Prepare uma pauta com os assuntos a serem discutidos e as metas a serem alcançadas durante a reunião

Em qualquer reunião, seja ela virtual ou não, é necessária uma organização básica para que ela seja realmente produtiva. Organizar uma pauta com os temas que serão discutidos, e principalmente com as metas que devem ser alcançadas durante a reunião é a maneira mais fácil de evitar quaisquer imprevistos. Procure separar os assuntos a serem tratados e definir o que você quer tirar da discussão de cada um deles.

2. Prepare e organize todos os arquivos a serão utilizados na reunião virtual

Se você vai conduzir a reunião por uma apresentação de slides, mas também gostaria de apresentar tabelas, vídeos, páginas web ou outro tipo de arquivo para os participantes da sua reunião, organize-se antes. Procurar arquivos, por mais que isso leve apenas alguns segundos, pode desviar a atenção dos participantes, interromper uma discussão importante e desperdiçar tempo. Por isso, antes de começar a reunião revise sua pauta e defina que tipo de recursos você utilizará para cada assunto, e deixe-os abertos e prontos no seu computador, mesmo que você tenha que oculta-los quando iniciar o compartilhamento de tela com seus participantes.

3. Mantenha abertos apenas os programas que serão utilizados durante a reunião

Essa é uma dica importante para todos que participam de uma reunião virtual, mesmo que não estejam compartilhando sua tela, manter abertos apenas os programas que estão sendo utilizados na reunião evita desgastes e distrações que podem atrapalhar a reunião. Todos sabemos que é difícil resistir a tentação de verificar um novo e-mail quando receber o alerta do nosso programa de e-mails, ou mesmo de responder uma mensagem em nosso comunicador instantâneo, e lembre-se que em uma reunião presencial você estaria longe do seu computador e portanto não teria acesso a estes recursos. Concentre-se na reunião virtual e ela acabará antes do que você imagina!

4. Defina algumas regras de comportamento para a reunião

Um dos problemas mais comuns durante uma reunião virtual é a falta de um padrão de comportamento definido entre os participantes. Conversas paralelas realmente atrapalham ou podem ajudar o entendimento e enriquecer a discussão? É melhor esperar que o apresentador termine sua parte para comentar ou o comentário no momento em que a questão é abordada é mais efetivo? Por isso reserve alguns momentos antes da reunião para acordar questões como estas com todos os participantes e evitar surpresas desagradáveis.

5. Sempre grave suas reuniões virtuais

Um recurso muito simples mas que muitas vezes é muito útil é gravar suas reuniões virtuais. Seja por segurança de saber exatamente o que ficou acordado, ou para ter um backup das discussões que podem ser revisadas em um outro momento para melhor entendimento, ter suas reuniões virtuais gravadas só pode lhe beneficiar.

6. Sempre interaja com os participantes

Não existe nada mais chato que uma reunião virtual em que apenas uma pessoa fala e compartilha sua tela e seus arquivos, por isso procure interagir com os participantes, incentivando as discussões, que todos contribuam com idéias e sempre que possível, faça com que cada participante se torne o apresentador por algum tempo e contribua compartilhando sua tela e mostrando suas idéias.

7. Mantenha-se ao que foi planejado

Você não gastou tempo para planejar uma pauta para a sua reunião virtual por nada, por isso, mantenha-se ao que foi planejado! Se durante a reunião virtual surgirem novas questões, toma nota para um outro momento, mas lembre-se das metas que você definiu e que o objetivo é atingi-las.

8. Tenha controle do tempo

Durante uma reunião virtual é necessário que alguém modere a discussão e evite que assuntos não importante sejam discutidos por muito tempo, para evitar que a reunião virtual se torne massiva e cansativa. Procure também estabelecer uma duração para a reunião virtual e de evite utilizar mais tempo que o combinado.

9. Conclua a reunião

Lembre-se sempre de reservar na sua pauta um tempo para a conclusão da reunião virtual, onde é feita uma rápida revisão do que foi discutido e relembradas as decisões tomadas, certificando-se que está claro para todos.

10. Escolha o programa de reunião virtual adequado as suas necessidades

Existem muitas opções no mercado, algumas delas caras e algumas grátis, e que apresentam os mais variados recursos. Faça uma rápida pesquisa para verificar qual programa oferece os recursos que você realmente vai precisar para que a sua reunião virtual não seja prejudicada por problema técnicos.

Reuniões virtuais são uma excelente opção para reduzir custos e ganhar tempo, e seguindo estas dicas você conseguirá otimizar suas reuniões, reduzindo ainda mais o tempo gasto para resolver as questões importantes para o seu negócio, tornando sua empresa mais produtiva e rentável.